『盛世奇书』 ——为首长服务的艺术

参谋助手论：为首长服务的艺术
　　
　　序
　　
　　我是这本书稿的第一读者。在它即将付梓之时，我想与它出版面世后的读者说几句话。
　　
　　这是一本解秘之书。该书的叙述主体是秘书。秘书秘书，一秘二书。秘者，秘藏、神秘、保密之谓也。这一特性使秘书工作和从事秘书的人以及秘书工作的一些形式和深层的技巧被罩上了一层神秘的光环。当然，秘书工作必须保密，现在还要用《保密法》规范。而秘书和秘书所采取的工作方式就大可不必讳莫如深了。该书就大胆如实地介绍了秘书在一些神秘而敏感问题上的心理和做法，把各种错综复杂深奥微妙的关系文字化，这些东西一经作者揭示便不再神秘兮兮，成了可以借鉴甚或可以操作的东西了。
　　
　　这是一本知心朋友的心传谈话录。读它，不会让人反感：没有居高临下的谆谆教育，也没有耳提面命的颐指气使，相反，倒像知心朋友坐在朴实无华的房子里谈心。两位作者均有相当丰厚的部队机关工作经验，这本书的通体内容都是他们的经验之谈。如人饮水，冷暖自知。它道出了秘书工作的个中滋味，酸甜苦辣咸，五味俱全；它道出了秘书工作许多鲜为人知的微妙之处，精微之处，甚至言出了平常所谓的“只可意会不可言传”的东西，把只能“心传”的东西言传了出来。所言是那样的情深意深理深。有个成语叫“交浅言深”，其实，这种情况极少，也不正常，倒是交浅言浅，交深言深更合情理。据此可说作者已经把读者当成了知己，和盘捧出。想读者能从书中领悟到一些深层的东西，再“饮”秘书工作之“水”时，冷暖早知。
　　
　　这本书不矫饰，不虚伪，不欺骗。一语中的，直指要害，敢说大实话和真话，读者乍一读起，可能难以接受，“怎么能这么说呢？”可能感到有点离经叛道。但当你扪心自问，掩卷沉思时，恐怕又不得不承认作者所言极是，你也会颔首认同。真理总是赤裸裸的，那么，接近真的东西穿衣服也是不能多的。——这是一本实话、真话集。
　　
　　这本书一改理论教科书严肃神圣的面目，舍去了高深的理论阐释，偏重于应用性和操作性。作者选取了秘书工作中的27个侧面，或详尽或崖略，突出叙述了“该怎么办”或“最好怎么办”、“应注意的问题”。并着重交流技术性的知识，使其上升到艺术的高度，对已从事、将从事秘书工作的同志无疑具有指导和参考作用。——这又是一本秘书工作艺术论。
　　
　　在这本书中，作者撰述的目标指向明确，即提高秘书人员为首长服务的水平，使首长更好地实施决策指挥，进而推动部队全面建设。该书由27个专题组成，这些专题既相对独立又有内在联系。其实，每个单篇就是一篇好文章，读者完全可以选读、跳读、通读。它们合起来，总体大于个体之和，就成了颇有份量的秘书学科的专著。这本书的语言生活化、个性化，具有相当的可读性和感染力，读来有如坐春风的感觉。
　　
　　书中有些问题论述还不够全面深刻，个别地方文字尚欠严密，我也老老实实向读者指出。
　　
　　当您读过此书合上它的时候，我想您会“不虚此读”。
　　
　　上为序。
　　
　　张本正
　　
　　1994年7月19日凌晨
　　
　　前言
　　
　　怎样为首长服务，这是机关工作领域和秘书学领域中最基本、最寻常的课题。然而，也是一个最富内涵、最难圆满的课题。此前有关的专著和论文，对这一问题的研究颇为丰富，阐述亦为深刻。但我们仍感兴致未尽，有话要说。这大概是因为：一方面机关工作人员为首长服务所涉及的范围极其广泛，需要从各种不同角度来认识和把握；另一方面，为首长服务是种实践的过程，总是在不断地创新和发展。这就是我们出版此书的原因和目的。
　　
　　为首长服务者包括各级机关的参谋、干事和其他工作人员。就其作为首长的助手而言，他们都担负着秘书的某种职责，其职业具有秘书的性质。因此，本书所述内容，不只限于专职秘书人员，而对广大机关干部都有实际意义。为称呼方便，我们在书中将他们统称为秘书。
　　
　　首长这个概念的范围非常广泛，在军队系统，上至军委主席，下至连长指导员，都可称为首长。由于作者受工作范围限制的原因，本书所述为首长服务的内容，只适于初中级领导机关的人员，即军师团三级机关干部。至于高级和最高级机关的工作人员如何为首长服务，现恐难于说深说全，故暂弃而避之，待适时而叙。
　　
　　说到为首长服务的艺术，当更是高深奥妙，我们所述之艺术，多为切身感受，仅是经验之谈，没有更深的理论论述和系统概括。为了更贴近于生活实际，便于具体操作，书中侧重于微观艺术性阐释和探讨。
　　
　　我们在书里引证的事例，有的是自己亲身经历的，有的是通过调查得到的，也有的是道听途说得来的，所以有些具体情节可能有出入；加之其他原因，在引证这些事例时，我们隐去了当事人的真实姓名。希望读者切莫按图索骥，对号入座。
　　
　　在这本书里，必然要涉及到某些首长的工作作风、生活习惯以及性格特点等。我们无意于把首长描绘成“高大全”式的人物，更无意去贬低首长的水平和才能。我们仅仅是想借助这些事例来说明机关工作人员应如何开展工作，更好地为首长服务。
　　
　　本书所述为首长服务的艺术，只触及了一些主要的方面和问题，且欠深刻周详。还有很多领域有待探讨和进一步阐发，我们希望能见到这方面的最新成果。
　　
　　本书在编写过程中，吸收借鉴了近年来一些专家学人论著中的科研成果和实践经验，在这里一并表示感谢。由于作者水平有限，书中难免错漏，恳望读者批评指正。
　　
　　作者
　　
　　1994年6月25日
　　
　　跟随首长的苦辣酸甜
　　
　　本书前言中已讲过，为称呼方便，我们把为首长服务的参谋、干事、助理员统称为秘书。
　　
　　秘书，词典上解释：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。从这里可以看出，秘书是领导的助手和参谋，主要任务是掌管文书，协助首长处理日常工作，并承办交待的其他任务。
　　
　　对于秘书，千人眼里有百多形象，万众口中有千余评说：或荣或耻，或祸或福。加之一般大众传媒和文学作品所塑的秘书，多为阿谀不实之徒，也就难怪云云众说薄褒厚贬了。
　　
　　作为秘书，不论是长任者二三十秋，还是短任者两年三载，都少不得几番坎坷磨砺，几多风风雨雨，乃至几度惊涛骇浪。这其中有苦有甜，有忧有喜，有舒坦也有愁难。秘书人员的苦辣酸甜，一般局外之人是难得而知的。从以下所述中，想可领悟一二。
　　
　　一、秘书工作的特点
　　
　　有关秘书工作的特点，早有精深而权威的理论阐述。我们仅从部队中军师团三级机关的工作实践出发，以贴近机关干部切身经历的角度加以考察，秘书工作有如下基本特点：
　　
　　（一）秘书工作是辛劳的
　　
　　秘书的职业是一个磨碎筋骨、耗尽心血的行当。吃苦耐劳是秘书应具备的基本精神。
　　
　　首先是忙。一个妻子这样叙说她那当秘书的丈夫：一天到晚总是忙，忙得没有吃饭的钟点，没有睡觉的时候，没有节假日的概念。这话一点也不夸张。据某司令部办公室统计，负责文字工作的秘书，全年工作3781.4小时，按365天计算，平均每天工作在10.36小时以上，折合工作日472天，超出正常工作量166天。而该部队驻地某机关的统计结果显示，其他工作人员平均每人全年工作206天，两者相差266天。
　　
　　其次是累。秘书的脚是不停的奔波，心是永远的警醒。白天有做不完的事务，晚上有爬不完的格子。办事繁杂具体，一件比一件要求高。有时正吃着饭，忽然有事，放下饭碗就得跑，待回来，饭也凉了，上班时间也到了，只好半饿着肚子走进办公室。写材料有长有短，一篇比一篇催得紧，一个首长比一个首长要得急。上班时写，下班后开夜车还要写。大热天光着膀子汗流浃背地写，大冷天跺着脚吸着鼻涕写，甚至睡到了床上，一有所感，跳起来还要写。有人道：文债在身，食不甘味，寝不安席。如若不信，有例为证：
　　
　　A某当秘书5年，为写文章熬过多少夜晚尚无统计。一次给首长赶写篇讲话稿，从上午写到深夜，饥肠辘辘，打道回府，掏出钥匙却怎么也打不开锁，满头大汗之际，门突然洞开，冲出两人，各执棍棒。原来他一路上还在想着文稿，上错了一层楼，房主见半夜有人弄门锁，以为是窃贼，欲迎头痛击…… 再次是苦。秘书虽不是汗滴禾下，劳其筋骨，也不是粗食薄衫，煞费温饱，但秘书的辛苦却着实另有一番滋味。不夸张地说，秘书有时要比领导费更多的劲，流更多的汗，吃更多的苦。D秘书一次跟首长去军区开会，返回时正值春运高峰期，车厢里又臭又冷又挤。八位首长连一个硬坐都没有。D秘书挤来挤去，口干舌燥，筋疲力尽，总算把首长安排坐定，他却只好站到下车。回到家脸没洗完，首长指示，赶快把开会的材料整理好，明天上午开常委会要用。他只好泡杯热浓茶，涮条冷毛巾，打起精神挑灯夜战。他有暖烘烘的被窝却不能钻，有可口的饭菜却吃不下，这与饥寒交迫非出一辙，却也殊途同归。秘书工作真是“没完没了，没饥没饱，没昼没宵”，且日复一日，年复一年，很少有喘息机会。一天下来，疲惫不堪，稍有闲暇，困意马上袭来。某部B干事是有名的“笔杆子”，因吃饭时打盹已摔碎了七个饭碗，被送绰号“砸饭碗”。此种情形不胜枚举。
　　
　　（二）秘书工作是寂寞的
　　
　　秘书工作是一种没有鲜花和掌声的职业。与之相伴的倒常常是难以名状的寂寞。
　　
　　首先，为他人作嫁衣裳，永远是秘书工作最鲜明的特征。台下忙煞，台上无名。在部队工作的舞台上，首长理所当然地扮演有名有形的主角，而秘书不可推卸的职责就是为让主角亮好相、唱好戏而拼命地做好幕后工作。人们的眼光往往只盯着大大小小的各级领导，听到领导慷慨激昂的报告，看到领导做出各种果断的决策，领受到领导指挥各项活动的风采，却不大想到领导身边工作的秘书，不大想到在领导的报告、决策和风采中，凝结着秘书们数不清的辛勤劳动。就像娇艳无比的花朵更容易使人们忽略了它下面的绿叶一样。
　　
　　某处长，在军师团三级机关写了二十多年材料，到了“官”键时刻，竟然找不出一篇署自己名字的文章。他当秘书时，有一次陪A首长去×师进行冬训动员，为了写好A首长的动员讲话，他3天跑12个连队，行程200公里，开了8个座谈会，收集了六万字的材料，回来后又连续28个小时没合眼，起草修改讲话稿。A首长的讲话引起较大反响，直到人们进了餐厅还在纷纷议论：首长的讲话太精彩了！由于陪餐的人较多，没有秘书的位置了。一个工作人员带有怨气地说：“带这些瞎参谋烂干事干啥。”真是可气又可悲。秘书的劳动及其价值不易被人们理解和承认。只要你作为秘书，就要时刻准备着：无出人头地之日，有默默无闻之实。
　　
　　其次，有“苦”难言永远是秘书心理承受的沉重砝码。作为秘书，在首长和众人面前，常是面含笑意神情镇定的。而恰是这时，他们内心可能正经受着委曲、错怪、乃至代人受过的痛苦折磨。这种必须坦然受之的痛苦，比其他方式的痛苦更痛苦。先说写文章，就是秘书第一个无法摆脱的心理负担，有诸多难言之苦。有些领导交拟过于简单，不做详细交待，一切由秘书代劳；有些领导过于随便，一会儿一变，秘书的心血随之付诸东流；有些领导过于尖刻，审阅稿子不讲一点情面，搞得秘书如坐针毡；有些领导意见相互抵触、令秘书左右为难，无所适从；有些领导过于固执，意见不尽正确，秘书却要硬着头皮违心去写。如此等等。秘书在写文章时，难免遇到上述情形，但无论如何，当文章写出后不合要求时，秘书是不应该也不能够有所申辩的，苦衷无须细表。张××是某机关小有名气的笔杆子，可他却越来越怕写重要的材料。一次B首长把他叫来说:“张干事，这次党委学习整顿的总结由你来写，要写出点特色。”
　　
　　“首长，大体写几个问题？最主要的经验是什么？您提示一下。”
　　
　　“你先起个草稿，然后党委讨论一下。”
　　
　　“那……”
　　
　　“好了，快点动手吧！”
　　
　　“……”
　　
　　张干事从收集材料，到构思，到拿出草稿整整用了一个星期，熬了两个通宵，结果，党委讨论时，B首长说缺乏高度，推倒重来。又写出后，A首长又说不够实在，再次改写。先后七易其稿，直到第二天要上报了才算通过。当张干事拿出第一稿和第七稿相对时，从观点到事例几乎完全一样，这期间的脑细胞不仅全部白耗，而且落了个“很难领会首长意图”的“美名”。
　　
　　再次，忍辱负重，这是秘书又一个无法摆脱的心理负担，有时苦不堪言。有的领导心里不决，无处发泄，便对秘书莫名其妙地指责，秘书成了出气筒；有的领导对其他领导不满，不好明说，便对秘书进行批评，秘书成了路边石；有的领导把工作交待错了，有关上级追查责任，他便把责任推给了办事的秘书，秘书成了替罪羊。某部队接连发生几起车辆事故，便规定车场日进行学习整顿，一律不准出车。这天D首长一亲属来访，便指使秘书派车接站，并说：“没关系，出了事我负责。”秘书只好照办。车还没出院门，就被主管行政的C首长拦住：“规定今天一律不准出车，谁还明知故犯？”秘书知道C首长对D首长有点看法，在称呼过首长以后赶紧说：“是我自作主张，您批评吧！”有人说，秘书的心扉是关闭的，这话有一定道理。无论有什么委曲、错怪或者代人受过，都只能吞咽下肚。可以说，为顾全大局而委曲求全，能忍善让，是秘书忠于职守的特有精神。这种宽大的胸怀无疑是宝贵财富。忍辱负重大概也是秘书的“命”吧！
　　
　　还有，为人谨慎，永远是秘书恪守的行为准则。秘书处在诸多领导之间，在为领导提供优质服务的同时，还得尽力维护领导的威信和领导集体的团结。既要经常装聋作哑，又要心有灵犀。有话，不能总是痛痛快快地说；有事，也不能全都潇潇洒洒地做。作为秘书，工作是受人支配的，必须根据首长的意图办事；时间也是受人支配的，必须按照首长的要求安排。可以说，秘书是长年看着首长的脸色、眼色和气色行事。特别是跟随一些比较厉害的首长，要求严格的首长，又特别是刚刚当秘书的时候，话不敢多说一句，事不敢误办一件，甚至每个动作都十分小心。G某当兵30年，已是正师大校，至今上级交待的每件事情，都做到逐件检查落实；进行的每项工作，都表现出一种拼命精神；对每个来访的人都热情接待。还不自觉地流露出某种自卑感。为什么是这样呢？用他自己的话说，都是因为当秘书当惯了，处处残留着当秘书时的影子。他曾记得，一次随首长外出，头天晚上赶写讲话稿到凌晨3点，天不亮首长要出发，饭也没顾上吃，经过几个小时，下车休息，按首长要求吃完饭打个瞌睡再出发。首长有个特点，吃饭快，睡得快，醒得也快，首长睡着了，G 某还没吃完饭。首长起来了，G某刚刚睡着。首长走了，G某还没醒来。首长走远了，G某才发现自己被丢弃了。后来才知晓，这是首长要给秘书个教训，让秘书在后边慢慢赶吧。G某只好改乘火车，两天两夜才把首长赶上，被狠狠批了一通。从此他谨慎起来，做梦时也在盘算着工作安排。
　　
　　待人处事十分谨慎，遵守纪律十分严格，考虑问题十分周详，进行工作十分认真，这是秘书职业的自然特性，也是秘书职业的必然要求。
　　
　　（三）秘书是神气的
　　
　　秘书的角色是神秘而又独特的。在劳苦和寂寞之中又不乏能体现出几分神气来。
　　
　　秘书不仅常常可以代表首长，甚至在一定条件下可以代替首长。在某些场合，在某种特定条件下，别人对你又尊重又害怕。秘书是首长的贴身工作人员，首长去哪里，秘书要跟到哪里，首长吃什么，秘书能够吃什么，首长享受什么，秘书也能享受什么。像坐车，别人坐大车，秘书可以和首长一起坐小车。首长参加某个宴会，随从的秘书自然要参加，不仅因为有照顾首长的责任，而且接待的单位也不敢得罪秘书。因为需要首长批办的事情，有很多先要通过秘书。得罪了秘书，以后办事当然也就难了。例如，某个单位给首长送了一件很不错的纪念品，却没给秘书一份，秘书心里不很痛快。这也可以理解。不正派的秘书不仅有想法，还有做法。当这个单位想通过秘书让首长给办点事时，秘书心想，当初送东西时没想到我，首长进门时你给开门，我还没进去，你就松了手；现在有事了，想让我当桥当船，给你传话才想到我，没那么便宜。当然，嘴里不说，答应时也挺痛快：“没问题，可以说一说。”心里却说：“你等着吧。”结果是泥牛入海无消息。
　　
　　有人说，秘书是“二首长”。这话也不无道理。有些时候，首长不直接出面，让秘书去处理，这时秘书就代表首长。他的讲话，他的意见，他的态度，就是首长的讲话，首长的意见，首长的态度。有些时候首长不在，委托秘书负责解决一些问题，这时秘书就代替首长，根据首长交待的原则，具体承办一些事情。因此，在一般人眼里秘书是很神气的，秘书自己也会感到这种神气。不过，在这里我们提醒秘书，一定要注意谦虚谨慎。
　　
　　（四）秘书是幸运的
　　
　　秘书确实挺幸运。“近水楼台先得月”，由于在首长身边工作，首长对秘书甚为了解。对秘书的水平、能力和工作成绩，看在眼里，记在心上。常说“知人善任”，之所以能“善任”，前提是“知人”，秘书被首长当作“所知之人”可称上得天独厚。正因为首长了解秘书，又信任秘书，才更容易任用秘书，提拔秘书。对秘书来说，在首长眼皮底下工作，锻炼的机会多，工作能力提高得快，受重用的机会很多，提升的可能性很大。当需要对一些人委以重任时，首长首先想到的可能就是秘书。据某个单位干部部门统计，在一个高层次同级干部中，秘书或当过秘书的人平均年轻5岁左右，又是其他职业出身的2.5倍。正常情况下，秘书几乎人人都能一级级上去。在当今中国重要的领导岗位上，曾当过各类秘书的人员就占相当大的比重。这是实际情况。
　　
　　二、对秘书工作的要求
　　
　　有关对秘书工作的基本要求，在已发表的众多论著中，都有明确的阐述。军队的秘书人员，既包括参谋、干事、助理员，也包括各业务部门的负责人。根据这一特定对象，
　　
　　我们认为，秘书要办理好首长交待的事项，有如下三点要求：
　　
　　一是事事记准确。秘书对首长交待的每件事，不能有丝毫的差错。特别是时间、地点、人员、要求、前因后果、具体数字、百分比以至首长交待时的神态、口气，都必须搞清楚。应做到：口袋里有记事本，桌子上有记事板，身边有记事帮手（家属、小孩随时提醒），以免遗忘误事，同时做到丁是丁，卯是卯，不得有丝毫差池。稍有疏漏，就出问题。有一次星期六，军长对D秘书说：“明天我值班，上午10点。上级来人检查直属队工作，到时你给我打个电话，我陪工作组的同志一同去。”D秘书照习惯记在记事板上，又向家属做了一番嘱咐。当时他正赶写一份材料，要得挺急，写时很投入，确实把这件事给忘了。9点40分孩子打来电话说：“你10点钟要给军长挂电话。”这位秘书才恍然大悟。要不是家中有帮手，D 秘书该如何向军长交待？
　　
　　对首长的外出活动，更要精心安排不出一点差错。请看一位首长下部队视察时半天的活动安排（见附表）。
　　
　　二是件件有着落。首长交待的每件事，不论是国家大事，还是家庭小事，也不论是易办的事还是难办的事，都要有结果。不能讲价钱，不能叫苦，不能摆困难，更不能借故不办。首长在交待任务时对困难方面已有所考虑，一般都有一定余地。当然有难度，不然就看不出秘书的本事了。
　　
　　三是次次有回音。首长交办的事情，无论结果如何，都要及时报告，而且越早越好。比如买车票，是件叫人着急的事。秘书买好了放在口袋里不向首长报告，让首长着急：买到没有？哪次车？几点出发？首长可能急得团团转，你倒挺坦然。能不挨批？这样的事有过三次，秘书就干不成了。
　　
　　这三点要求并不深奥也不具什么理论深度，但却很重要，是做好秘书工作的起码条件。
　　
　　三、秘书应具备的素质
　　
　　秘书跟随首长的苦辣酸甜，不是人人都能适应、忍受的。作一名合格的秘书，要具备一些特殊的素质，在思想、品德、心理、办事能力、文字水平等方面有着很高的要求。
　　
　　（一）政治上要强
　　
　　秘书工作岗位重要，责任重大。秘书常常涉及党的核心机密，参与一些重大问题的决策和处理。这就必须：
　　
　　首先具有坚定的政治立场，始终坚持共产主义信念，在思想上、政治上、行动上和党保持高度一致。特别要能经得起风浪，在重大原则问题上不犯错误。那种一有风吹草动就杀回马枪的人是不能做秘书的。
　　
　　其次要有深厚的马列主义、毛泽东思想理论基础和较高的政策水平。会用马列主义的立场、观点和方法观察、认识和解决实际问题，理解和掌握党的路线、方针、政策，并善于在实际工作中贯彻执行。
　　
　　再次，要有较强的事业心和责任感。时刻把党和人民的利益放在第一位；从高从严要求自己，热爱本职工作，兢兢业业尽职尽责，不畏苦累，不计得失，不逐名利。
　　
　　（二）业务上要精
　　
　　秘书直接为首长服务，不仅事关重大，而且事务繁杂，标准高要求严。上至辅助领导决策，下至衣食住行都要管。秘书人员必须文武兼备，粗细结合，大事干得好，小事干的巧。
　　
　　首先，要有精明能干的办事能力。头脑敏捷，办事利落，高效率的处理文电；适时安排有关活动；主动收集、分析、综合情况；善于代表领导出面，传达意见，安排工作，处理事务。妥善地把收发、打电话、接待来访等事宜有条不紊地办好，甚至对领导的生活问题也要细致周到地予以安排。
　　
　　其次，要有出色的写作能力。熟悉机关应用问题的基本知识，自如运用各个文种，思路清晰，结构合理，文风质朴简练，语言流畅生动，表达准确得体。
　　
　　再次，要有丰富的科学文化知识和一定的技能。了解社会科学、自然科学的最新研究成果，知晓古今中外政治、经济、天文、地理、历史和文化艺术等等的一般状况，熟悉本单位的专业技术和各部门的业务工作，尽快掌握微机、传真等现代化办公设备的使用方法，必要时还应学会摄影、摄像、驾驶以至防身术等技能。
　　
　　（三）作风上要硬
　　
　　秘书人员的作风，关系到为首长服务的质量问题，也是本单位总体形象的组成部分。秘书人员的作风养成是多方面的，归纳起来有以下几点：
　　
　　一是勤奋努力，雷厉风行。肯出力不偷懒，不等不靠，说干就干，讲究时间和效率。
　　
　　二是深入实际，联系群众。切实搞好调查研究，掌握真实情况，不摆架子，不走形式，宽以待人，团结同志。
　　
　　三是周到细致，严谨稳重。办文办事精益求精，一丝不苟，接人待物谦虚谨慎，安排周详。不急躁不偏激，不自作主张，沉着冷静，应付自如，分清急缓，举重若轻，不惊慌失措，不手忙脚乱。
　　
　　（四）修养上要好
　　
　　秘书人员的思想品德修养极为重要，它是合格秘书的基本素质之一。一个人的修养是其心理素质的表现。因此，秘书必须具备以下良好的心理素质。
　　
　　一是淡泊而不失于明志。无权欲，身在权力交错之中，处之泰然，不为之所动，无权欲就会用权不越位。无利欲，身在要害部门，自守清贫，不为之所诱，无利欲就会有利不谋私。无名欲，身在台下幕后，处于荣誉显赫之处，甘为黄牛，不为之所惑，无名欲就会成名不享誉。虽然淡泊却应有志有为显示独立的人格，拥有真才实学，表明自己的主张，辅佐领导决策。淡泊明志直接表现为不畏艰苦，不图享乐；重事业，轻得失，多奉献，少索取。
　　
　　二是沉稳而不失果断。深沉善思，耐心稳健，决不草率行事、感情用事，有较强的自控能力。坚定果断，敢做敢为，决不优柔寡断，畏首畏尾，有较大的胆识和魄力。
　　
　　三是自信而不失谦和。自尊自爱，自我充满信心，有不折不挠的精神，审时度势，荣辱不惊。禁绝卑躬屈膝，唯唯诺诺，是生活的强者。为人亲切，满腔热情，说话和气，乐于助人。决不傲视他人，盛气凌人，是众人的朋友。
　　
　　四是庄重而不失幽默。举止端庄，落落大方，文明典雅，神态从容。话无污言俗语，做无得意忘形。表情丰富维妙，话语隐含哲理，能引发人们的思索和乐趣，能消除紧张和沉闷的情绪。
　　
　　秘书良好的思想品德修养和稳定的心理素质是多层次、多侧面的。在实际生活中人们从切身经验出发，对此有许多十分准确而生动的表述。从风格角度出发，秘书应具有甘当人梯的风格，担过让功的风格，宽容大度的风格，民主平等的风格，以诚待人的风格和身先士卒的风格。从性格角度出发，秘书应表现为果断、自强、沉着和宽让。从风度角度出发，秘书应表现为聪慧、爽快、谦虚、庄重、热情、自信、朴实和幽默的气质。从品德角度出发，秘书应做到：有权不擅权，管人不整人，无私心自安；能忍辱负重，委曲求全，顾全大局；对同志热心、关心、诚心，对问题看得准、摸得清、敢承担责任；不信流言蜚语，不拨弄是非，更不“仗势欺人”。
　　
　　恩格斯说：“人物的性格不仅表现在做什么，而且表现在他怎样做。”秘书人员理想的素质是理智与情感、内向与外向、独立与服从等各种心理因素的巧妙结合。作为秘书，要在长期的实践中陶冶和磨练自己，使之成为合格的秘书人才。
　　
　　在领导者的心目中秘书怎样才算合格，国内外不少专家、学者提出了许多测评的题目和方法，现稍加整理，以供参考。（文中“你”指领导者）
　　
　　1．秘书知道你的职责范围和全部活动吗？是否了解你的目标和意向？
　　
　　2．假如你离开机关3~4周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？
　　
　　3．他是否帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期赴约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？
　　
　　4．如果你不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？
　　
　　5．他对待你的同事来访者是否有礼貌？他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗？
　　
　　6．他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他是否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗？
　　
　　7．他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？
　　
　　8．他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件？
　　
　　9．他所具备的秘书基本技能（例如文件归档、速记和听电话的态度）是否无可指责？
　　
　　10．他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地像平常那样继续工作？
　　
　　11．他对你忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密信息资料委托给他吗？
　　
　　12.他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提请你注意那些与本单位及与你个人事务有关的出版物？
　　
　　13．他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己是很难获得、不便获得、或不能获得的？
　　
　　14．他是否有个人进修计划？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的同事、或者你的行业？
　　
　　15．他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而正确地传达你的指示？他能否了解你关于某项政策和行动的想法，并像你一样把它准确地告诉别人？
　　
　　16．他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？
　　
　　17．他能否像管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托给别人，并督促他人负责地完成？
　　
　　18．在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？
　　
　　19．他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上级、家庭或同事安排好庆祝活动。
　　
　　20．在调研工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告等？
　　
　　愿我们所有的秘书，都能够通过努力，达到这20条标准。
　　
　　熟悉首长个性的艺术
　　
　　秘书长期和首长在一起，相处共事，需要建立起良好的信任、依赖关系。而融洽和谐关系的建立，主要取决于秘书对首长个性特点的了解和顺应。在对首长个性特点充分了解的基础上，秘书进行自我调整，以适应首长的需要。秘书对首长个性特点缺乏了解就无法顺应，不能顺应就难以建立良好的关系。做一个首长喜欢的秘书，同样，也做一个喜欢首长的秘书，就必须做到了解和顺应首长的个性特点。
　　
　　一、了解首长的生活习惯
　　
　　在首长身边工作的秘书，应该是首长十分满意的人。一般来说，个子要适中，长相要端庄清秀，身体要健康强壮。当哪个首长的秘书，就要为哪个首长尽心效力。这就需要秘书对首长的生活习惯有比较清楚的了解。
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　太长，待续......
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